NOTRE CHARTE RGPD

(issue du référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la GESTION LOCATIVE, publié le 6 Mai 2021).

Précisions terminologiques

Différents types de gestion ayant une influence sur la qualité de responsable de traitement doivent être distingués :

Objectifs poursuivis par les traitements ( finalités ).

Le traitement mis en œuvre doit répondre à un objectif précis et être justifié au regard des missions et des activités de l’organisme.
Les traitements relatifs à la gestion locative permettent notamment :

Les informations recueillies pour l’une de ces finalités ne peuvent pas être réutilisées pour poursuivre un autre objectif qui serait incompatible avec la finalité initiale.
Tout nouvel usage des données doit en effet respecter les principes de protection des données à caractère personnel, en particulier le principe de finalité de traitement.

Activités de traitement Finalités Bases légales envisageables (sous réserve de choix différents justifiés par un contexte spécifique)
Proposition de biens à louer Analyse des critères des biens recherchés par d’éventuels locataires pour l’envoi de propositions de location Mesures précontractuelles
Envoi de propositions de locations analogues au bien pour lequel la personne concernée a présenté un intérêt Intérêt légitime (sous réserve que la per sonne concernée puisse s’opposer à tout moment)
Gestion de la précontractualisation et de la conclusion du contrat de bail Organisation des visites Mesures précontractuelles
Appréciation de la solvabilité Mesures précontractuelles
Conclusion du bail et de ses annexes Mesures précontractuelles
Gestion du déroulement du contrat Suivi du paiement des loyers, charges et dépôts de garantie Exécution du contrat
Gestion de l’occupation du logement Exécution du contrat
Vérification de la souscription de l’assurance Exécution du contrat
Gestion de l’assurance loyers impayés

Exécution du contrat
Agrégation des données pour la transmission de statistiques aux observatoires locaux des loyers Obligation légale
Gestion de la fin du contrat Résiliation du bail Exécution du contrat
Gestion de la fin de solidarité Exécution du contrat

Données à caractère personnel concernées

Principes de pertinence et de minimisation des données

En vertu du principe de minimisation des données, le responsable de traitement doit veiller à ce que seules les données nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées. Sont en principe considérées comme pertinentes, pour des finalités rappelées ci-dessus, les données suivantes :

Principes de pertinence et de minimisation des données

Au cours d’une recherche d’un logement, les personnes peuvent être amenées à fournir différentes données aux organismes, et plus particulièrement aux professionnels de l’immobilier. Les données traitées dans ce cadre sont relatives à :

A ce stade, toujours dans un souci de minimisation des données, il n’apparaît pas pertinent de collecter des données relatives à la situation personnelle des personnes concernées (situation professionnelle ou financière de la personne concernée, par exemple).
Etant ici précisé que depuis la CRISE SANITAIRE les mesures gouvernementales nous recommande ceci :
Sélection des candidats à la visite pour la location
En amont des visites physiques, une sélection accrue des candidats devra être effectuée, afin de limiter autant que possible les visites « inutiles ».
Une « découverte client » poussée, voire la communication de justificatifs (selon la pratique de certaines agences) en préalable à la visite, sera donc conseillée.
Des modalités de déroulement de la visite seront établies et remises à tout candidat en amont de toute visite, par mail.
Elles rappelleront notamment les gestes barrières et règles de distanciation physique ainsi que les conditions sanitaires imposées pour la réalisation de la visite – à savoir notamment que l’acheteur/locataire potentiel devra être équipé d’un masque et de gel hydro-alcoolique et ne pas être une personne contact à risques (ayant été en contact avec une personne contaminée) selon la définition du HCSP.
Au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats à la location
En matière d’appréciation de la solvabilité des candidats à la location, les données pouvant être collectées sont précisées dans le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixant la liste des pièces justi­ficatives pouvant être demandées au candidat à la location et à sa caution. Il s’agit des données des candidats à la location et de leurs éventuels garants, relatives à :

En application de ce décret et conformément au principe de pertinence, aucune information supplémentaire telle que des documents bancaires (copie de relevé de compte bancaire ou postal, justificatifs de situation financière), une carte d’assuré social, un extrait de casier judiciaire, un dossier médical, un document attestant du versement ou du non-versement de pensions alimentaires, un contrat de mariage ou encore un certificat de concubinage n’est en principe considérée comme étant pertinente.
Des documents supplémentaires peuvent cependant être demandés, notamment lorsque la location s’inscrit dans un dispositif visant à réserver des logements aux ménages modestes (par exemple : l’avis d’imposition ou de non-imposition établi au titre de l’avant-dernière année précédant celle de la signature du contrat de location dans le cadre du dispositif Pinel) sous réserve que les données permettent au bailleur de s’assurer que le locataire remplit les conditions du dispositif et que ces conditions soient précisées dans un texte législatif ou réglementaire d’un niveau au moins égal à un décret (par exemple, pour les dispositifs Pinel et Duflot, l’article 199 novovicies du code général des impôts prévoit que les plafonds annuels de ressources du locataire fixés par décret doivent être « appréciées à la date de conclusion du bail »).

Dans le cas où les candidats à la location transmettraient des pièces justificatives allant au-delà de ce que prévoit la réglementation, l’organisme devrait procéder à la suppression ou au renvoi des pièces superflues au candidat, afin d’être en conformité avec la réglementation.
Le tableau reproduit ci-dessous recense les pièces justificatives qui peuvent être considérées comme pertinentes.

Catégories de documents Documents pouvant être collectées (candidats et garants)
Pièce justificative d’identité en cours de validité, comportant la photographie et la signature du titulaire Une pièce parmi les documents suivants :
Carte nationale d’identité française ou étrangère ;
Passeport français ou étranger ;
Permis de conduire français ou étranger ;
Document justifiant du droit au séjour du candidat à la location étranger.
Un justificatif de domicile Pour le candidat (une pièce parmi les documents suivants) :
Trois dernières quittances de loyer ou, à défaut, attestation du précédent bailleur, ou de son mandataire, indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges ;
Attestation d'élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé
au titre de l'article L. 264-2 du code de l'action sociale et des familles ;
Attestation sur l'honneur de l'hébergeant indiquant que le candidat à la location réside à son domicile ;
Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Pour le garant (une pièce parmi les documents suivants) :
Dernière quittance de loyer ;
Facture d'eau, de gaz ou d'électricité de moins de trois mois ;
Attestation d'assurance logement de moins de trois mois ;
Dernier avis de taxe foncière ou, à défaut, titre de propriété de la résidence principale.
Une attestation des activités professionnelles Contrat de travail ou de stage ou, à défaut, attestation de l'employeur précisant l'emploi et la rémunération proposée, la date d'entrée en fonctions envisagée et, le cas échéant, la durée de la période d'essai ;
Extrait K ou K bis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale ;
Extrait D1 original du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan
Copie du certificat d'identification de l'INSEE, comportant les numéros d'identification, pour un travailleur indépendant ;
Copie de la carte professionnelle pour une profession libérale ;
Toute pièce récente attestant de l'activité pour les autres professionnels ;
Carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour l'année en cours.
Une attestation des ressources Dernier ou avant-dernier avis d'imposition ou de non-imposition ;
Trois derniers bulletins de salaire ;
Justificatif de versement des indemnités de stage ;
Deux derniers bilans ou, à défaut, attestation de ressources pour l'exercice en cours délivré par un comptable pour les professions non salariées ;
Justificatif de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou justificatif de l'ouverture des droits, établis par l'organisme payeur ;
Attestation de simulation établie par l'organisme payeur ou simulation établie par le locataire relative aux aides au logement ;
Avis d'attribution de bourse pour les étudiants boursiers ;
Titre de propriété d'un bien immobilier ou dernier avis de taxe foncière ;
Justificatif de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Pendant la durée de la location

Une fois le locataire choisi, des données complémentaires sont en principe considérées comme pertinentes :

A la demande d’une fin de solidarité

Lorsque le conjoint du locataire, son partenaire lié par un pacte civil de solidarité ou son concubin notoire quitte le logement en raison de violences exercées au sein du couple ou sur un enfant qui réside habituellement avec lui, la victime des violences peut demander la fin de solidarité, conformément à l’article 8-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Les données suivantes sont dès lors considérées comment pertinentes :

A la résiliation et à l’expiration du bail
Lorsque le locataire résilie le contrat, l’organisme traite les informations relatives au préavis et à l’état des lieux de sortie du logement.
Si le locataire souhaite bénéficier d’un délai réduit de préavis, l’organisme peut consulter, conformément à l’article 15 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs, des données justifiant :

Pour un logement situé en zone tendue, aucune donnée supplémentaire ne peut être traitée dans le cadre de la réduction du préavis.

Le traitement de données sensibles et de données relatives aux condamnations pénales et aux infractions
Deux catégories de données appellent une vigilance renforcée en raison de leur caractère particulièrement sensible.
Bénéficiant d’une protection particulière, elles ne peuvent être collectées et traitées que dans des conditions strictement définies par les textes. Il s’agit :

Dans le cadre du traitement relatif à la réduction du préavis, des données relatives à la santé (certificats médicaux) peuvent être traitées.

Malgré un principe général d’interdiction, peut être considéré comme conforme le traitement de ces données conformément à :

De même, les données traitées dans le cadre de la fin de solidarité en raison de violence peuvent également comprendre des données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté concernant des personnes physiques (copie de l'ordonnance de protection délivrée par le juge aux affaires familiales ou copie d'une condamnation pénale pour des faits de violences rendue depuis moins de six mois). De telles données ne peuvent être collectées et traitées que dans des cas strictement prévus par les textes, et notamment lorsqu’une loi l’autorise expressément. Dans le cadre d’une demande de fin de solidarité en raison de violences exercées au sein du couple ou sur un enfant, le traitement des données relatives aux condamnations est effectivement autorisé par les dispositions de l’article 8-2 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n°86-1290 du 23 Décembre 1986.

Les destinataires des données

Le RGPD définit les destinataires comme « tout organisme qui reçoit la communication des données ».
Dans le cadre de ces traitements, les professionnels de l’immobilier, lorsqu’ils se livrent ou prêtent leur concours aux opérations portant sur les biens d’autrui, peuvent être amenés à communiquer certaines données aux propriétaires.
En effet, conformément au code de déontologie des professionnels de l’immobilier et aux dispositions de la loi n° 70-9 du 2 janvier 1970 et du décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, le responsable de traitement, lorsqu’il se livre ou prête son concours aux opérations portant sur les biens d'autrui, rend régulièrement compte au propriétaire du logement de l’exécution de ses missions.
Dans le cadre d’une gestion déléguée ou totale, la communication au propriétaire des seules informations nécessaires à la vérification de la bonne gestion du bien (paiement effectif des loyers, entretien du logement, etc.) est en principe considérée comme conforme.
Si le mandat prévoit une gestion semi-déléguée, est en principe considérée comme conforme la communication :

Par exemple, si le mandat de gestion semi-déléguée prévoit que le choix du locataire revient au professionnel de l’immobilier, le propriétaire ne devrait en principe pas obtenir la communication de l’ensemble des dossiers des candidats à la location. S’il le souhaite, il peut cependant obtenir la communication des dossiers des candidats ayant été présélectionnés par son mandataire afin d’effectuer le choix final.

Des données peuvent également être transmises :

D’autres personnes ou organismes pourraient être susceptibles de recevoir communication des données, sous réserve que cette communication soit conforme au principe de finalité déterminée, explicite et légitime et que la personne concernée soit en mesure de s’y opposer (syndic, entreprise devant effectuer des travaux, etc.).

Durées de conservation

Une durée de conservation précise des données doit être fixée en fonction de chaque finalité : ces données ne peuvent être conservées pour une durée indéfinie.
La durée de conservation de données ou, lorsqu’elle est variable, les critères utilisés pour déterminer cette durée, font partie des informations qui doivent être communiquées aux personnes concernées.
Dans ces conditions, il incombe au responsable du traitement de déterminer cette durée ou ces critères en amont de la réalisation du traitement.
Au regard des finalités justifiant la mise en œuvre de traitements relatifs à la gestion locative, et sauf disposition légale ou réglementaire contraire, les exemples suivants de durées de conservation pourront être retenus par les organismes concernés :

Les données peuvent être conservées plus longtemps que les durées mentionnées ci-dessus, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables, sociales ou fiscales) ou s’il a besoin de se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription/forclusion applicable, en matière de discrimination par exemple.
La durée de l’archivage intermédiaire doit cependant répondre à une réelle nécessité, dûment justifiée par le responsable de traitement après une analyse préalable de dif­férents facteurs, notamment le contexte, la nature des données traitées et le niveau de risque d’un éventuel contentieux.
En cas de résiliation du mandat de gestion, le professionnel de l'immobilier, ancien mandataire, remet l'ensemble des informations relatives à la gestion locative au nouveau bailleur ou mandataire. Il peut garder copie de tout document nécessaire pour lui permettre de se prémunir d'un contentieux en archivage intermédiaire pendant une durée de cinq (5) ans. Il est cependant recommandé de les anonymiser lorsque cela est possible ou de les pseudonymiser afin de réduire autant que possible le caractère directement identifiant.
Pour en savoir plus, consulter la rubrique « Les durées de conservation des données » sur le site web de la CNIL.

Information des personnes

Un traitement de données à caractère personnel doit être mis en œuvre en toute transparence vis-à-vis des personnes concernées.

Contenu de l’information à délivrer

L’information communiquée aux personnes concernées doit se faire dans les conditions prévues par les articles 12, 13 et 14 du RGPD.
Dès le stade de la collecte des données personnelles, les personnes concernées doivent être informées de l’existence du traitement et de ses caractéristiques essentielles (parmi lesquelles l’identité du responsable du traitement et l’objectif poursuivi) ainsi que des droits dont elles disposent.
Le contrat conclu entre le mandataire et le mandant peut préciser les modalités pratiques d’informations des personnes concernées, notamment si le propriétaire souhaite déléguer cette mission au mandataire.

Les modalités de l’information

Droits des personnes

Les personnes concernées disposent des droits suivants, qu’ils exercent dans les conditions prévues par le RGPD (pour aller plus loin, voir la rubrique dédiée aux droits_ « respecter les droits des personnes » sur le site web de la CNIL) :

Il est à noter que le choix d’une base légale du traitement conditionne l’existence de certains droits (https://www.cnil.fr/fr/la-liceite-du-traitement-lessentiel-sur-les-bases-legales-prevues-par-le-rgpd).

Ainsi, la transmission de statistiques aux observatoires locaux des loyers répond à une obligation légale. Le locataire ne peut dès lors s’opposer par principe au traitement de ses données à caractère personnel, conformément aux dispositions de l’article 21 du RGPD.

Exercice de vos droits

Pour des raisons de confidentialité, vous êtes en droit de demander la suppression des informations personnelles vous concernant.

Veuillez saisir votre identité.
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Veuillez faire un choix.
Recopiez le code Veuillez recopier le code ci-contre pour des raisons de sécurité.
* Mentions obligatoire

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par LE CABINET OLIVIER pour son unique activité de GESTION LOCATIVE.
La base légale du traitement est VOIR NOTRE CHARTE RGPD « activités de traitement ».
Les données collectées seront communiquées aux seuls destinataires suivants : VOIR NOTRE CHARTE RGPD « activités de traitement ».
Les données sont conservées pendant VOIR NOTRE CHARTE RGPD « activités de traitement ».
Vous pouvez accéder aux données vous concernant, les rectifier, demander leur effacement ou exercer votre droit à la limitation du traitement de vos données. (en fonction de la base légale du traitement)
Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données ;
Vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données ;
Vous pouvez également exercer votre droit à la portabilité de vos données
Consultez le site cnil.fr pour plus d’informations sur vos droits.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement de vos données dans ce dispositif, vous pouvez contacter Mr Arnaud OLIVIER sur direction@cabinet-olivier.com
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.